Към: 10.12.2010г
Списание: Всичко за HR
Година: 2011
Автор: Батура Анна Владимировна
Тема: HR документи, Нередовно работно време
Рубрика: Имате проблем? Ето решението

Шаблони за документи
Вестник на работния ден

Регламенти

Кодекс на труда на Руската федерация (извлечение)
Всички работни книги са изгорели. Какво да правя?! Осигуряване на строго планирани ваканции Брандиране на работодателя - нова мода или бъдещето на HR?

Миналия месец нашият главен счетоводител се промени. И всичко би било наред - установява контакт с кадровия отдел, установява работа. Но по някои въпроси не можем да стигнем до общо мнение. Например такъв проблем. В нашата компания има служители, които работят в нередовно работно време. За това, както трябва, ние им предоставяме допълнителен отпуск. В табела за работно време такива работници винаги са получавали „осмици“. А новият главен счетоводител твърди, че дните, в които те преуморяват, трябва да бъдат записани в отчетната карта, защото ние сме длъжни да водим точна отчетност за отработеното време на всеки служител. Погрешно ли сме го правили през цялото време?

Нередовното работно време е специален режим на работа, при който служителите, по заповед на работодателя, от време на време се включват в работа извън нормалното работно време.

Компенсацията за такъв режим на работа не е увеличена заплата, а допълнителен годишен платен отпуск с определена продължителност, но не по-малко от три календарни дни.

Въпросът как да се записва работата в режим на нередовно работно време на практика създава много проблеми. От една страна, работодателят наистина е длъжен да води точна документация за действително отработеното време на всеки служител. Това е посочено пряко от Кодекса на труда на Руската федерация (част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Вашият главен счетоводител е абсолютно прав за това.

От друга страна, като извънреден труд, за разлика например от извънредния труд, служителите не се плащат. В тази връзка възниква въпросът: как едновременно да изпълнявате задълженията си за отчитане на отработените часове и да не се объркате при плащането? Да видим.

Така че за тези, които работят в нередовно работно време, броят и продължителността на извънредния труд над установеното работно време не влияе върху размера на заплатите и продължителността на допълнителната им ваканция.

Проследяването на времето ви позволява да наблюдавате трудовата дисциплина, да следите престоя на работниците на работното място и, ако е необходимо, да решавате мястото и часа на някои инциденти, като трудови злополуки и др. Също така точното отчитане на работното време ще позволи на работодателя да предотврати нарушение на трудовото законодателство под формата на системно включване на служителя в изпълнение на трудови функции извън установеното за тях работно време. Както вече отбелязахме, нередовното работно време е епизодична работа и не трябва да се превръща в система за преумора.

Като общо правило, работен лист се използва за проследяване на работното време, отработено от всеки служител. Той има унифициран формуляр № Т-12 или № Т-13, одобрен. Резолюция на Госкомстат на Русия от 05.01.2004 г. № 1 "За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и възнаграждения" (по-долу - Резолюция на Госкомстат на Русия от 05.01.2004 г. № 1).

Целта на този документ е определена в одобрените Инструкции за използване и попълване на формуляри за първична счетоводна документация. Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. № 1.

Табелите за работно време се съставят в един екземпляр от упълномощено лице, подписват се от ръководителя на структурно звено, служител на службата по персонала и след това се прехвърлят в счетоводния отдел за изчисляване на заплатите. По този начин размерът на възнаграждението на служителя ще зависи от продължителността на работното време, фиксирано в този документ. И вече установихме, че работата в режим на нередовно работно време не засяга заплатите.

Нашата справка

В случай, че за работник или служител е установен нередовен режим на работен ден, изобщо не е необходимо водене на отчет за действително отработеното от него време извън установеното работно време, за да се "оправдае" предоставянето на допълнителен платен отпуск на служителя. За съжаление, това мнение понякога се среща дори сред инспекторите от GIT, но е погрешно.

Допълнителен платен отпуск се предоставя на служители, за които е установен нередовен работен ден, за самата възможност за случайно участие в работа извън установеното работно време. Правото на служителя на такъв отпуск изобщо не зависи от това колко пъти и колко време е престоял след работа през годината, за която се предоставя отпуск. Такива дни на платена почивка трябва да се предоставят на служители, чиито длъжности са включени в списъка на служителите с нередовно работно време, дори ако през годината те никога не са изпълнявали заповеди от ръководството извън нормалните часове на работния си ден.

Наличието и продължителността на обработката не оказват влияние върху продължителността на предоставения допълнителен платен отпуск. Броят на календарните му дни е фиксиран в местните разпоредби на работодателя или в колективния трудов договор и също е задължително посочен в трудовите договори на служителите.

ТРЯБВА ДА ЗНАЕТЕ ТОВА

Графикът за работа е документът, основата за изчисляване на заплатите на служителя

Таблицата за отразява времето, прекарано в работа в ненормални условия, когато е свързано с допълнително заплащане. И така, разписанието отчита часовете извънреден труд, работа през нощта, работа през почивните дни и неработно време. почивни дни.

Но за изпълнение на задължението по част 3 на чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация е възможно не само с помощта на графика за времето. Когато служителят работи в нередовно работно време, случайните извънредни часове трябва да бъдат взети под внимание по друг начин, който работодателят избере. За такова счетоводство можете да поддържате например дневник на работното време, отработено от служителите в режим на нередовен работен ден. Да видим пример.

ПРИМЕР

За инспектор по човешките ресурси Гаврилова А. П. е установен режим на нередовно работно време, който се компенсира с четири календарни дни допълнителен годишен платен отпуск.

Със заповед на ръководителя на организацията инспекторът по човешките ресурси изпълни спешно задание извън работния си ден на 17 януари 2011 г. За да се подготви за одита, тя, с писмено съгласие, участва в извънреден труд на 28 януари 2011 г.

В таблото за работа горният ред се използва за маркиране на символите (кодове) на разходите за работно време, а долният ред се използва за запис на продължителността на отработените часове (в часове, минути) според съответните кодове на разходите за работно време за всяка дата.

На 28 януари извънредният труд е бил записан в табелата (работното време на този ден е 10 часа), докато извънредният труд в режим на нередовни работни дни на 7 януари 201 1 не е отбелязан в отчетната карта. пример 1). Освен това продължителността на работата от името на ръководителя в посочения ден се записва в специален дневник ( пример 2).

Кодексът на труда задължава работодателите да водят разписание. По принцип този документ може да се освободи, ако служителите са работили по строго определен график, не са се разболявали, не са преуморявали, не са ходили в командировки, не са ходили в отпуск по майчинство и т.н., и т.н. На практика същото идеалната ситуация е почти нереална. Освен това има и друга причина, поради която официалният подход към разписанията не се обезкуражава.

Задължението на работодателя да води отчет за отработеното време от служителите е установено в член 91 Кодекс на труда... В този случай трябва да се използва един от двата единни формуляра, одобрени с Резолюцията на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г. № 1:

- No Т-12 "Таблица с разписания и изчисляване на възнаграждението";

- Не. Т-13 "График за времето".

В същата резолюция на Държавния комитет по статистика можете да намерите Инструкции за попълването им (по-долу - Инструкции). И така, на първо място, отбелязваме, че формуляр № Т-13 се използва в случая, когато организацията разполага с автоматична система за наблюдение на присъствието на служителите.

Както се вижда от наименованието на формуляр No Т-12, той може да се използва не само за отчитане на работното време на служителите, но и за отразяване на плащанията на работниците и служителите за заплати по вид начисляване. Ако обаче компанията поддържа временна документация и извършва плащания с персонал отделно, тогава е напълно допустимо да се попълни само раздел 1 от табела за работно време. В крайна сметка това е именно да се обобщи информация за използването на работното време от служителите, тоест за часовете и дните, реално отработени и неработени по различни причини, и разписанието е предназначено. Поради това той е първичният документ, потвърждаващ такъв факт на икономическа дейност като изпълнението от служителя на задължения по трудовия договор и служи като първичен документ за изчисляване на заплатите. Това от своя страна означава, че както данъчните власти, така и инспекторите на извънбюджетните фондове, особено на ФСС, няма да го игнорират при извършване на проверки. И разбира се, данните от отчетната карта ще представляват интерес за представители на инспекцията по труда. Факт е, че съгласно член 91 от Кодекса на труда нормалното работно време не може да надвишава 40 часа седмично. Независимо от това, отработените часове в допълнение към това са извънредни и подлежат на плащане в увеличен размер (член 152 от Кодекса на труда).

Процедурата за поддържане на работния лист

Съгласно Инструкциите, разписанието се съхранява от упълномощено лице. В същото време няма ограничения за това кой може да действа като такъв. Следователно тази мисия може да бъде поверена на всеки служител, като я осигури в трудов договор с него или чрез издаване на заповед за възлагане на съответните функции. Само за намиране на „избрания“ ще трябва да има във всеки отдел, тъй като разписанието за работното време се изготвя за всеки от тези в един екземпляр, подписан от лицето, което пази разписанието, както и от ръководителя на структурното звено (служител по човешки ресурси).

Работният лист съдържа информация за изпълнението на задълженията на служителя по основния трудов договор на принципа "една длъжност - една длъжност". Изпълнение на задължения за друга длъжност в основната работно време в реда на съчетаване на професии или заместване на временно отсъстващ служител в табелата не се отразява. Също така в документа не са включени изпълнители, работещи въз основа на граждански правни договори. Но ако служителят е вътрешен работник на непълно работно време, тогава в отчетната карта информацията за него трябва да бъде отразена два пъти.

Основата за появата на нова длъжност в отчетната карта или, обратно, изключването на старата, са документите за персонала, а именно заповеди за наемане и уволнение, трудов договор и др. (Клауза 19 от Основните разпоредби за отчитане на труда и заплатите в промишленост и строителство, одобрен с писмото на Държавния комитет по труда на СССР, Министерството на финансите на СССР, Централната статистическа администрация на СССР от 27 април 1973 г., No 75-AB / 89 / 10-80).

На всеки служител се присвоява номер на персонал, който се поставя във всички документи за отчитане на труда и заплатите и се запазва от служителя при всякакви обстоятелства. Освен това, като правило, броят на персонала на уволнения служител не се определя на никой друг служител в продължение на поне няколко години.

Попълненият работен лист се предоставя на счетоводния отдел в края на календарния месец или поне веднъж на всеки половин месец, ако авансовото плащане на заплатите в организацията се изчислява за действително отработените часове.

Процедурата за попълване на работния лист

И така, разписанието е необходимо, за да отразява действително отработеното време от служителя. В същото време нормалното работно време е 40 часа седмично или за отчетния период, но в действителност отклоненията от тази цифра са възможни в резултат на болестта, пропуските или просто закъснението (или, обратно, при извънреден труд). Съответно, всички такива събития трябва да бъдат отразени в отчетната карта. И така, един от методите за отчитане на работното време в табела за работно време е регистрирането само на посочените отклонения. Той обаче е по-подходящ за ситуации, при които заплатите не зависят от количеството отработено време, например, ако на служител е определено нередовно работно време. В противен случай се прилага методът на непрекъсната регистрация на присъствие или отсъствие.

Процедурата за попълване на разписанието се базира на кодова система. И така, всяка позиция в документа съдържа два реда. Горният е проектиран да отразява условния код на работното време, долният - за отработеното време. Буквено-цифровите кодове за присъствие и неприсъствие са дадени на заглавната страница на формуляр № Т-12. Те се използват и при попълване на формуляр № Т-13. Така че, ако говорим за нормалната продължителност на работното време, тогава в горните редове се поставя кодът "I" или "01", а в долните редове - продължителността на работата в часове, минути.

Отчетна карта за всеки повод

Извънреден труд. За извънреден труд се счита работа, извършена от служител по инициатива на работодателя извън установеното за него работно време (смяна), а в случай на кумулативно отчитане на работното време - над нормалния брой работни часове за отчетния период (част 1 от член 99 от Кодекса на труда).

За да се отчетат часовете за „извънреден труд“ на служител, в работния лист трябва да бъдат разпределени две позиции: една за времето, отработено в нормалния диапазон, и второто за извънреден труд. Първият се попълва в общия ред. В горния ред на втората позиция се поставя кодът "C" или "04", а в долния ред се посочва продължителността на работното време. Въз основа на тези данни се начисляват часове за „обработка“.

Работете в празнични и почивни дни. Освен извънреден труд, работата в празнични или почивни дни също се заплаща с увеличена ставка. В отчетната карта това се отразява с кода "РВ" или "03" - в горния ред, а посочването на реално отработените часове - в долния.

Почивен ден. Денят, в който служителят е взел почивния ден, се обозначава в отчетната карта с кода "HB" или "28". В този случай редът за отработеното време остава празен.

Работа на смени, включително нощна смяна. Съгласно член 103 от Кодекса на труда, в случаите, когато продължителността на производствения процес надвишава допустимата продължителност на ежедневната работа, както и с цел по-ефективно използване на оборудването, увеличаване на обема на предлаганите продукти или услуги, организацията може да въведе работа на смени - в де, три или четири смени. В този случай служителите отиват на работа в съответствие с графика на смените. Освен това, ако работна смяна пада изцяло през деня, а след това листът за времето се попълва в общия ред. Работата през нощта (от 22:00 до 6:00) е маркирана с кода "H" ("02"). Ако смяната попада на линията на деня и нощта, препоръчително е служител, работещ в такава смяна, просто да назначи две позиции в отчетната карта.

Нередовно работно време. За някои служители работодателят има право да установи нередовно работно време - работен режим, от време на време работодателят има право да включи служител в изпълнение на трудови функции извън установеното работно време за него без допълнително заплащане (член 101 от Кодекса на труда). С други думи, извънредният труд не е включен. "Прекомерната работа" в този случай се компенсира по различен начин под формата на допълнителен платен отпуск. Продължителността му се определя колективен трудов договор или вътрешни трудови разпоредби, но не може да бъде по-малко от три календарни дни (член 119 от Кодекса на труда).

За съжаление, Насоките не съдържат обяснения как да следите работното време в случай на нередовно работно време. Препоръчително е обаче да се отразят реално отработените часове, като се постави кодът „I“ или „01“ в горния ред, а действителните отработени часове в долния ред. Основното нещо, за да се избегнат грешки при изчисляването на заплатите, е да се отбележи, че служителят има нередовен работен ден. Когато на служител с нередовни работни дни се предостави допълнителен отпуск, кодът "OD" или "10" се посочва в отчетната карта.

Почасова работа. Служителят може да изпълнява допълнителна работа както на мястото на основната си работа (вътрешна работа на непълно работно време), така и с други работодатели (външна работа на непълно работно време). В първия случай, както вече споменахме, информацията в отчетната карта за служител се отразява два пъти: под един номер на персонала, но с различни длъжности. В този случай и основната работа, и работата на непълно работно време са обозначени с кода "I" или "01".

Забележка! Съгласно член 284 от Кодекса на труда работникът на непълно работно време може да работи не повече от четири часа през деня, с изключение на случаите, когато е свободен от трудови задължения на основното място на работа. Във всеки случай обаче в рамките на един месец продължителността на работното време на работник на непълно работно време не може да надвишава половината от месечната норма на работното време, установена за съответната категория работници.

Работно време на непълно работно време. Отнася се за непълно работно време на служител през работния ден или седмица. Например служителят може да работи шест часа на ден вместо обичайните осем или да работи три дни в седмицата вместо петте нормални.

Инициатива на непълно работно време може да дойде както от служителя, така и от компанията. Това означава, че през работния ден или седмица служителят е нает само частично. Например работният му ден е само 5 часа или работна седмица отнема само три дни. Ако такъв график е иницииран от служител, тогава в таблото за работно време кодът „I“ или „01“ е посочен в клетките на горния ред, а отработените часове (в часове и минути) в клетките на долния ред. Ако работодателят въведе работа на непълно работно време, в горния ред се поставя кодът "НС" или "25", а в долния ред отработените часове.

Командировка. Когато служител е изпратен в командировка, дните, които попадат в нейното време, са посочени в табелата с буквен код "К" или цифровия индикатор "06". В този случай броят на отработените часове не се отразява.

Трябва да се отбележи, че командировката може да обхване почивните и празничните дни. По принцип те също са маркирани с кода „K“. Ако обаче служител, който е в командировка, е работил през уикенд или официален празник по нареждане на компанията, тогава е необходимо да се посочи кодът "РВ" или "03". Както следва от точка 5 от Правилника за особеностите на изпращането на работници в командировки, който е одобрен с правителствено постановление № 749 от 13 октомври 2008 г., тези дни трябва да бъдат изплатени на служителя в увеличен размер в съответствие с член 153 от Кодекса на труда. По същия начин кодът „K“ трябва да бъде изоставен, ако по време на командировка служителят е болен и има болничен. За дни на заболяване на служителя се изплащат обезщетения за временна неработоспособност и те трябва да бъдат маркирани с код „В“ или „19“.

Временно увреждане. Както вече споменахме, дните на заболяване в табелката са отбелязани с кода "В" или "19". Освен това е необходимо да се намали, включително по отношение на почивните дни, които падат по време на заболяването. Това заключение произтича от факта, че обезщетенията за временна нетрудоспособност се изплащат за календарни дни на заболяване (клауза 8 от член 6 от Закона от 29 декември 2006 г. № 255-FZ).

Ваканция. Както работниците, така и почивните дни в отчетната карта трябва да бъдат маркирани с кода "OT" или "09", тъй като останалото се предоставя на служителите в календарни дни. Обаче празниците, попадащи в момента на отпуската, са маркирани с кода "B" или "26", тъй като те не са включени в календарните дни на отпуската (част 1 от член 120 от Кодекса на труда).

Отсъствие по неясни причини. Причината за отсъствието на служител от работното място не винаги е ясна веднага. Съответно е невъзможно да се запише какъвто и да е код в отчетната карта. Ако говорим за началото на месеца, тогава клетката може да остане празна, докато ситуацията се изясни. Ако причината не е идентифицирана по време на доставката на табела за работно време на счетоводния отдел, тогава табелът за времето се предава с белег за неявяване по неясни причини, т.е. с код „NN“ или „30“. Освен това, след като служителят представи подкрепящи документи, той ще трябва да бъде заменен. Необходимият код в този случай е посочен в допълнителен лист, който е приложен към основния график за времето.

Алевтина Крюкова, експерт, Център за икономическа информация LLC

За какво ще прочетете в тази статия

• Как да поправя извънреден труд в договора
• Как се изчислява заплащането за извънреден труд

Извънреден труд се регулира от разпоредбите на Кодекса на труда, по-специално, определението за извънреден труд е установено от член 99 от Кодекса на труда на Руската федерация: извънредният труд е работа, извършена от служител по инициатива на работодателя извън работното време, установено за работника: ежедневна работа (смяна), а в случай на обобщено отчитане на работното време - над нормалният брой работни часове за референтния период.

В съответствие с разпоредбите на член 152 от Кодекса на труда на Руската федерация, извънредният труд изисква увеличено заплащане или осигуряване на допълнително време за почивка по искане на служителя, което по продължителност трябва да бъде поне продължителността на извънредния труд. Като се има предвид това, вашите служители трябва да са наясно, че извънредният труд не може да се счита за извънреден, така че не сте длъжни да плащате за това. Също така извънредният труд не може да се счита за работа извън работния ден, която се извършва от служители с нередовно работно време.

Освен това трябва да се вземе предвид, че включването на извънреден труд не трябва да бъде систематично. Възможно е обаче периодично да се ангажирате с извънреден труд и в определени случаи. В същото време общата продължителност на извънредния труд на служител не трябва да надвишава 4 часа за два последователни дни и 120 часа през годината.

Как законно да се ангажира служител в извънреден труд

Работодателят може да доведе служител да работи извънредно с неговото писмено съгласие в определени ситуации.

1. Когато се изисква да се извърши (цялостна) започната работа, която поради непредвидено забавяне в съответствие с техническите стандарти не би могла да бъде завършена в рамките на установената продължителност на работния ден - ако неизпълнението на тази работа може да доведе до смърт или повреда на имуществото на работодателя (включително имуществото на трети лица от работодателя), общински или публична собственост, или застрашава здравето и живота на хората.
2. По време на временната работа за възстановяване и ремонт на конструкции и механизми, когато поради тяхната неизправност, голям брой служители могат да спрат да работят.
3. Ако е необходимо да продължите работата, когато операторът на смяна не се е появил и работата не позволява почивка.

Служителят има право да откаже извънреден труд, той трябва да ви уведоми писмено за това. Но в някои случаи това правило не се прилага:

1. При извършване на работа за предотвратяване на бедствие, индустриална авария или с цел премахване на последиците от индустриална авария, катастрофа, природно бедствие.
2. Извършване на обществено необходима работа, насочена към отстраняване на непредвидени обстоятелства, водещи до нарушаване на нормалната работа на отоплителни, газоснабдителни, осветителни, водоснабдителни, транспортни, канализационни и комуникационни системи.
3. Работи, които са причинени от въвеждането на военно положение или извънредно положение, както и спешна работа при аварийни условия - в случай на бедствие или заплаха от бедствие, както и в други ситуации, които водят до заплаха за живота или нормалните условия на живот на хората.

Възможно ли е да се привлекат служители за извънреден труд в случай на намаляване на персонала

Анна Васенина, Издател и главен редактор на списание "Персонален бизнес" и справочници от поредицата "Личен консултант" (издателство "Акцион-Медиа"), Москва

На първо място, нека отговорим на въпроса, поради какви причини в организацията най-често се случва намаляването на работниците. По правило това е намаляване на обема на производството и предоставяните услуги. И в резултат на това липса на работа за някои от служителите. Следователно говоренето за извънреден труд и нередовно работно време в този случай не е съвсем логично. Днес обаче много работодатели прибягват до намаляване, за да спестят от заплати, въпреки че натоварването в организацията не е намаляло. Тук очевидно възниква въпросът за извънреден труд и нередовно работно време. Да видим дали работодателят ще спечели.

Ако действате в съответствие с буквата на закона, освен никакви малки плащания на съкратени работници (членове 127, 178 от Кодекса на труда на Руската федерация), е необходимо допълнително да компенсирате извънредния труд (член 152 от Кодекса на труда на Руската федерация) и нередовното работно време (членове 116, 119 от Кодекса на труда на Руската федерация). В този случай в повечето случаи е необходимо да се получи писмено съгласие от служителите за работа в нестандартен режим. Сега нека разгледаме по-отблизо условията, при които са възможни извънреден труд и работа на непълен работен ден.

Извънреден труд. По инициатива на администрацията, без съгласието на служителите, извънредният труд може да бъде включен само в извънредни ситуации, например за отстраняване на производствена авария (член 99 от Кодекса на труда на Руската федерация). Такава работа се заплаща по следния начин: за първите два часа - не по-малко от една и половина сума, за всеки следващ час - не по-малко от два пъти. Вместо увеличено заплащане, служителят може да вземе почивка (например, час почивка за всеки час извънреден труд; допълнителното време за почивка не може да бъде по-малко от времето, отработено над предписаната сума). Бременни жени, непълнолетни, служители през периода на договора за чиракуване, служители, на които е забранено да работят над нормалната продължителност в съответствие с медицинско свидетелство, не трябва да участват в извънреден труд. Ето защо, преди да решите да съкратите персонала, трябва да анализирате дали организацията наистина ще намали обема на работата и дали след това ще трябва да търсите работещи ръце. В крайна сметка, ако отрежете част от персонала, а след това накарайте служителите да работят напълно безкористно „за себе си и за този тип“ едва ли ще успеете без конфликти с подчинените и проблеми със закона.

Нередовно работно време. Един от важните моменти, за който мениджърите често забравят: работата в условия на нередовно работно време означава, че служител е ангажиран, по заповед на администрацията, да изпълнява работните си задачи, надвишаващи обичайното работно време. С други думи, работата в нередовен режим не трябва да бъде постоянна (член 101 от Кодекса на труда на Руската федерация). Списъкът на служителите, които могат да работят в този режим, трябва да бъде фиксиран в местния нормативен акт на организацията (например във вътрешния трудов правилник). Всеки случай на включване на служител в нередовна работа трябва да бъде формализиран със съответна заповед. Изключение - изпълнителен директор, тъй като той сам планира работата си и се забавя по собствена инициатива и не участва в работа след края на работния ден (но въпреки това състоянието на нередовното работно време трябва да бъде включено в трудовия договор, а позицията на директора в горния списък). Като компенсация за нередовно работно време на служителите се предоставя допълнителна годишна платена ваканция с всякаква продължителност (установена от администрацията), но не по-малко от три дни в годината. И ако в организацията вече работят по-малко служители, отколкото се изисква от работния процес, тогава ще има нужда от допълнително заместване на тези отсъстващи служители.

Обобщавайки казаното, отново ви съветвам да обмислите всички варианти за развитие на събитията, преди да решите да намалите броя или персонала, за да намалите размера на заплатите.

Кой не трябва да участва в извънреден труд

Трудовото законодателство въведе ограничения върху участието на определени групи служители в извънреден труд:

• бременни жени;
• служители на възраст под 18 години. В допълнение към непълнолетни спортисти, творчески служители на кинематографични организации, медии, видео и телевизионни екипи, концертни и театрални организации, театри, циркове, има и други лица, които участват в създаването и / или изпълнението на произведения. Списъкът на тези длъжности и професии се регулира от разпоредбите на правителството на Руската федерация от 28 април 2007 г. № 252.

• хора с увреждания;
• жени с деца под 3 години;
• майки и бащи, които отглеждат дете на възраст под 5 години без съпруг;
• работници с деца с увреждания в семейството;
• персонал, който се грижи за болни членове на семейството.

Как да получите извънреден труд

Много е важно за работодателя да организира правилно извънредния труд. Разпоредбите на Кодекса на труда изискват писменото съгласие на служител да го ангажира в извънреден труд, като също трябва да бъде издадена заповед. Писменото съгласие на служителя не се изисква само при извършване на работа, причинена от извънредни обстоятелства.

В заповедта е необходимо да се посочи причината за извънреден труд, начална и крайна дата, продължителност, списък на ангажираните работници, процедура за предоставяне на допълнителни. време за почивка или плащане на часове.

Ако ръководителят на смяна не се появи на работа, когато почивката е неприемлива, мениджърът просто няма време да издаде заповед. Можете да изберете друга опция. Първо се записва факт, който ще представлява основата за извънредния труд на служителя. След това за неявяването (или друга причина за извънреден труд) трябва да се докладва на ръководителя на организацията или друго лице, упълномощено да включва служители в извънреден труд. В този случай ръководителят на звеното трябва да изготви бележка, описваща инцидентите и обосноваваща необходимостта от включване на специалист в извънреден труд.

Колко да платите за извънреден труд

Плащането за извънреден труд, в съответствие с член 152 от Кодекса на труда на Руската федерация, трябва да се извършва в увеличен размер през първите 2 часа - най-малко една и половина заплата; през следващите часове - поне два пъти размера на заплатата.

Трудовото законодателство определя минимални работни заплати. Работодателят обаче има право да плаща повече възнаграждения. За да направите това, е необходимо да регулирате размера на заплащането за извънреден труд с разпоредбите на местния регулаторен акт на компанията.

Компенсацията за извънреден труд може да включва не само увеличено заплащане, но и осигуряване на допълнително време за почивка - поне времето, прекарано в извънреден труд. Смяната е разрешена само въз основа на писмено заявление от служителя.

Това говори главният изпълнителен директор

Мария Лавицкая, Директор на Premium Business School, Красноярск

Пример 1. В нашия регион фирма работи в областта на доставката и монтажа на климатично оборудване. За да си спечели репутация на надежден партньор, тя се стреми да бъде малко по-напред от графика при изпълнение на работата. За тази цел се планира да отидете до съоръжението през почивните дни. Ръководителят на компанията лично обяснява на всеки служител необходимостта от извънреден труд, като обяснява значението за компанията за бързото изпълнение на проекта. Наградата е помощта, която наистина има значение за служителите. По-конкретно, след раждането на дете, на един служител е даден заем за закупуване на всички необходими неща - безлихвен заем. И на бригадата бяха дадени допълнителни почивни дни за приключване на работата по-бързо от срока.

Пример 2. В града работи аптечна верига. Мениджърът редовно добавя нови функции, разпределени между служителите, без да увеличава персонала. Наблюдава се постепенно увеличаване на отговорностите. Поради това след известно време служителят е принуден да работи след работно време. Мениджърът редовно комуникира с всеки служител, но не се опитва да изгражда отношения като първия случай, а обръща внимание на качеството на работата. Тактиката включва разсейване. Демонстрира на служителя, че няма време да завърши работата навреме. В същото време тя изразява загриженост и предлага помощ при планирането на работното време. Вниманието и помощта от мениджъра компенсират негативното от увеличаването на работните задачи.

Как да се отрази извънредният труд в данъчното счетоводство

Сумите, които се начисляват за служители по време на извънреден труд, в съответствие с параграф 3 от чл. 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация, трябва да бъдат включени в разходите за плащане на руда. Възможно е обаче да се упражни това право само ако тези такси са в съответствие със законодателството. Съответно е необходимо да се спазват всички условия за извънреден труд, посочени по-горе.

Известно е, че на практика често се нарушава максимално допустимият извънреден труд. В същото време този въпрос не се изяснява от съответните ведомства, техните обяснения само си противоречат, като не позволяват да се направи едно-единствено заключение.

Нарушението на максимално разрешения брой часове е нарушение. Това обаче не трябва да засяга правото на служителя да плаща за извънреден труд. Следователно, при извънреден труд над 120 часа годишно, разходите могат да бъдат отнесени към категорията разходи за труд, в съответствие с параграф 3 от чл. 255 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Данъчното законодателство на страната не определя ограничения за размера на извънредния труд. В същото време нарушаването на трудовите стандарти не се превръща в причина за данъчни нарушения. Следователно, дори и при извънреден труд над 120 часа, компанията има право да признае това допълнително плащане в данъчното счетоводство изцяло.

Ако говорим за данък върху доходите на физическите лица, тогава позицията е еднозначна. Натрупванията извънреден труд не са компенсационни плащания, а неразделна част от заплатата. Следователно разпоредбите на параграф 3 от чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация за освобождаване от данък върху доходите на физическите лица не се прилага за тях. Те също така подлежат на осигурителни вноски към Федералната задължителна медицинска фондация, Пенсионен фонд, Фонд за социално осигуряване, застрахователни премии за вреди.

Също така е необходимо да се обърне внимание на необходимостта от регистриране на извънреден труд, включително документален.

Кодексът за административните нарушения на Руската федерация не установява нарушения, които работодателите извършват по време на извънреден труд и за тях няма отговорност. Изкуство. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация установява само отговорност за всяко нарушение на трудовото законодателство и защита на труда под формата на:

1. За организация глоба от 30-50 хиляди рубли или административно спиране на работата за срок до 90 дни.
2. Длъжностни лица - глоба от 1-5 хиляди рубли. Ако подобно нарушение се повтори в рамките на една година - дисквалификация за 1-3 години (част 3 от член 4.5 от Административния кодекс на Руската федерация).

Подобни мерки се предвиждат в случай на нарушение на реда за извънреден труд.

Това говори главният изпълнителен директор

Артем Милаков, Генерален директор на компанията "Pro-line event", Ярославъл

Формулирах набор от правила, които да ви помогнат да работите ефективно в непредсказуем график.

Намерете служители, които отговарят на ритъма на вашия бизнес. В крайна сметка не всеки може да се включи в работата в рамките на 16 часа. Опитайте се да се обградите с лесни служители.

Дайте възможност на служителите сами да реализират своите идеи. Този подход се превръща в мощна мотивация - под формата на определен карт бланш и финансова подкрепа.

Ако се изисква извънреден труд, работя заедно със служители. Правя това не толкова поради производствена необходимост, колкото да мотивирам служителите си.

8 правила за допълнителна мотивация на служителите

1. Всяка мотивация ще работи не повече от 3 месеца. Тогава ефектът започва да намалява. Следователно трябва да работите по различен ливъридж.
2. Ако служителите работят на компютри, те трябва да могат да си почиват по 10 минути на всеки час.
3. За да достигне върха на трудовата активност, човек се нуждае от 30 минути. непрекъсната работа. Всяко разсейване отвън анулира резултатите и трябва да започнете отначало. Опитайте се да предпазите екипа си от ненужен шум.
4. Не изисквайте максимална производителност от работниците през цялото време. Опитайте се да разберете биоритмите на вашите служители, като им давате важни задачи по време на дейност.
5. Не винаги е възможно финансово възнаграждение за извънреден труд. Някои хора може да се интересуват от комуникация с различни хора или пътувания.
6. Благодарете и признайте семейството на служителя за работата им. Например отворено писмо.
7. Винаги трябва да помним, че този, който има добра почивка, работи ефективно. Следователно, след предизвикателство за извънреден труд или трудни проекти, служителят трябва да има възможност за почивка. По-специално, допълнителна почивка за няколко дни или непланирана ваканция.
8. Работата извънреден труд увеличава риска от грешки поради умора. Към това трябва да се отнасяме с разбиране.

Как да предадете на служителите за какво да отделят работно време

Сергей Колесников,Директор за организационно развитие на холдинга LBR-Group, Смоленск

По време на периода на бърз растеж не забелязахме как от малка пъргава фирма се превърнахме в голям търговски холдинг с всички присъщи недостатъци: пазарният „нос“ се влоши, персоналът набъбна до неприличен размер, ръстът на разходите стана неконтролируем, осъществимостта на много проекти и задачи беше под съмнение.

Резкият спад в търсенето по време на кризата от 2008 г. ни накара да се замислим за разходите. В продължение на няколко месеца всяко заседание на борда започваше с доклади от функционални лидери за това колко са спестили и какво могат да откажат. Скоро обаче разбрахме, че е невъзможно да се свиват разходите за неопределено време. Освен това основните разходни позиции се отнасят до персонала.

Тогава се появи идеята за повишаване на ефективността на труда. В резултат на това беше подготвен и се изпълнява успешно проект, наречен „Полезна работа“.

Дадохме шест месеца за усвояване на новата платежна система. Насърчаването на идеята за полезна работа включва две важни насоки: работа с лидери на мнение и информиране на служителите за това какъв вид работа е наистина полезен. Тази отговорна задача легна върху плещите на мениджърите от среден клас.

Работа с лидери на мнение. Търсихме в екипа тези, които споделят принципите на проекта „Полезна работа“ и които биха могли да участват като доброволци. Не се опитахме да убедим онези, които вярваха, че проектът няма да даде нищо. Гледайки напред, ще кажа, че имаше и четири мениджъри от среден клас, които настроиха подчинените си срещу проекта, трябваше да се разделят с тях. С останалите бяха проведени обяснителни разговори. Така беше организиран процесът.

Като начало съставихме списък с потенциални поддръжници на промените, който включваше по-голямата част от топ мениджърите и някои средни мениджъри - само 18 души. Принципът на избор е прост - хората, които имат блестящи очи и не се съмняват в успеха му, трябва да работят по проект. Добрият лидер винаги знае на кой служител може да разчита. На кандидатите беше изпратено писмо с подробно описание ситуацията в компанията и списък на предложените мерки за подобряването ѝ. Всички се съгласиха да участват в проекта.

Тогава в корпоративните средства за масова информация беше официално обявено стартирането на проекта „Полезна работа“ и беше обявено важно събитие - кръгла маса, на която беше необходимо съвместно да се определят конкретните цели на проекта и да се разработят стъпки за тяхното изпълнение. За да попречим на участниците да почувстват натиска на ръководството, поканихме външен треньор, който да ръководи кръглата маса.

В допълнение към мениджърите в кръглата маса участваха четирима обикновени служители, които бяха уважавани сред изпълнителите. Първоначално имаше съмнения дали си струва да ги включим в една и съща работна група с топ мениджъри, но резултатът се оказа положителен - в редиците на привържениците на проекта се появиха още четирима души. Освен това по-късно съжалявахме, че не поканихме представители на клоновете - щеше да е по-лесно да предадем идеите на проекта в отдалечени офиси.

Изготвяне на план за публикации на корпоративния портал. Първият в списъка със събития, разработен на кръглата маса, беше да информира персонала за предстоящите промени. Корпоративният портал се превърна в основната медийна платформа.

Сега всеки месец се събира инициативна група, която включва ръководители и обикновени служители на различни отдели, представители на HR и PR отделите. Те одобряват медиен план за месеца: новинарски теми, за кои проекти са обвързани, кой носи отговорност. Бележка по проекта трябва да има следното значение: така че компанията да може да издържи на трудни пазарни условия, така че всеки служител да може да поддържа добре платени работно място, всеки трябва да преразгледа отношението си към работата, като всеки час от времето, който компанията купува от служител, трябва да бъде изпълнен със смисъл и полза за бизнеса. Отделът по човешки ресурси има отделен служител, чиято задача е предварителна корекция на материали, администриране на медийния план и изчисляване на резултатите. Директорът по човешките ресурси е лично отговорен за плътността на новините и съответствието им с интересите на компанията.

На ден се публикуват по една или три новини, които първо са написани от топ мениджъри, а след това се включват и обикновени служители. Те говорят за реални примери за подобрения в различни отдели. Например, оценката на натовареността на икономистите разкрива няколко припокриващи се функции. Служителите сами измислиха проблема, подготвиха техническото задание за програмистите и след въвеждането на промените освободиха около 60 часа на месец. Всички бележки се оценяват ежемесечно според няколко критерия и според броя на прегледите. Най-добрите автори получават билети за кино или театър.

Реорганизация от ръководители на заетостта на подчинените.Мениджърите от среден клас трябваше да разпределят всички задачи на своите подчинени в три групи, свързани с полезна работа. Задачи, които не попадат в никоя от групите, но са важни, трябваше да бъдат вписани в счетоводната форма като отделна позиция в края на работния ден.

По този начин промените в работата на мениджърите по продажби засегнаха две области: работа с документи и взаимодействие с мениджъри на марки.

Работа с документи. Според статистиката 29% от работното време е отделено за тази работа. По време на реорганизацията настъпиха такива промени.

1. Част от функциите за изготвяне на документи бяха прехвърлени на счетоводител. Функционалността му от своя страна също беше опростена благодарение на друг проект - оптимизацията на счетоводната система.
2. Направихме по-удобен интерфейс на автоматизираната програма и проведохме обучение, тъй като се оказа, че някои мениджъри не знаят как да използват наличните възможности на системата.
3. Намали броя на свързаните с пътуването документи до минимум. Преди това, вместо веднага да отидат на подготвената среща, мениджърите направиха второ пътуване, за да „подпишат документите“. Електронното присъствие на работно време отвори очите на мениджърите за такива факти за нерационално използване на ресурсите.

Взаимодействие с бранд мениджъри. По-рано продавачите прекарваха 21% от времето си, задавайки повтарящи се въпроси за продуктите. Сега имаме автоматизирани заявки и многократно сме забранявали обаждания със същите проблеми. Въз основа на въпросите и отговорите, ние формирахме база от знания. Например, ако бранд мениджър веднъж отговори на продавача на въпроса „как този продукт се съчетава с техниката на клиента?“, Тогава този отговор се записва в базата данни и всеки мениджър може да го използва.

справка

LLC "Про-лайн събитие"
Сфера на дейност: организация и осигуряване на събития
Брой на персонала: 15
Брой завършени проекти годишно: повече от 100.

Бизнес училище Premium
Сфера на дейност: провеждане на бизнес обучения, консултации
Брой на персонала: 3. Нетна печалба: 1,1 милиона рубли.

Оксана Шерстнева, юрисконсулт по граждански дела, Москва. Практикуващ адвокат, опит над 5 години, включително в областта на регистрация на собственост върху недвижими имоти.

Сергей Колесниковзавършва факултета по радиофизика на Беларуския държавен университет. Работи като топ мениджър в големи беларуски и руски холдинги от 2000 г .; в HR сферата - от 1997г. Основател на една от първите кадрови агенции в Беларус, Kvadrat. Бизнес консултант, автор и ръководител на обучения в областта на организационния мениджмънт и в областта на управлението на персонала. Автор на над 200 публикации в беларуски, руски и полски бизнес медии. В холдинга LBR-group той работи като директор за организационно развитие от 2005 г.

LLC "LBR-group"
Сфера на дейност: продажба на селскостопанска техника
Територия: централен офис - в Смоленск, клонове - в 26 руски града
Брой на персонала: 700
Приходи: 3,6 милиарда рубли

"Aktion-Media"
Сфера на дейност: издателство на b2b периодични издания.
Форма на организация: АД (издателски холдинг).
Територия: централен офис - в Москва, клонове - в Санкт Петербург, Владимир, Воронеж, Нижни Новгород, Новосибирск, Уфа, Хабаровск и други градове.
Брой на персонала: 950.
Месечен общ тираж на публикации: над 1 милион копия.